5. Resultados da auditoria
5.1. Checklists para resultados de auditoria
Veja os checklists no Capítulo 1: Introdução – Início Rápido no final da página e veja as instruções dadas na seção de início rápido.
O ‘checklist de resultados de auditoria’ é um arquivo Excel que contém todos os pontos de controle inclusos nas normas Código de Conduta e Cadeia de Custódia (incluindo os módulos de commodity).
O checklist deve ser usado para reportar os resultados da auditoria. Nesse arquivo, uma Entidade Certificadora fornece uma pontuação para todos os Pontos de Controle (Conforme, não conforme ou não aplicável). Todos os Pontos de Controle devem ter uma pontuação.
É mandatório colocar um comentário para cada ponto de controle em não-conformidade ou não-aplicável explicando a pontuação. Todos os campos que não estão sombreados em cinza são mandatórios.
Ao fornecer os resultados de auditoria, a EC deve enviar esse checklist no MultiTrace indicando a data esperada para fechamento, se houver não-conformidades.
Uma vez que as não-conformidades forem resolvidas, a EC deve enviar o arquivo Excel enquanto submete a requisição de licença (veja o capítulo 6 Requisição de Licença). Nesse ponto, a EC deve indicar informações adicionais (Ex. causa raiz, correção, ação corretiva e data de fechamento) para os pontos de controle que tiveram não-conformidades.
Assegure-se sempre de usar a versão mais recente dos modelos (!)
Você pode baixar os modelos diretamente do MultiTrace ou encontra-los na primeira página deste manual.
5.1.1. Como validar o modelo de Registro de Membros do Grupo
- Não modifique ou adicione
(nomes) linhas, colunas ou abas. Você não será capaz de enviar o arquivo Excel.
No início da seção você pode ver quais seções são mandatórias. Colunas com *
são mandatórias.
- Preste atenção no texto de
orientação nas células.
- Inclua todos os membros de
grupo no mesmo arquivo, 1 arquivo Excel.
- Se informação estiver faltante,
o sistema mostrará uma mensagem de erro no envio indicando o que deve ser
mudado no modelo.
- MultiTrace utiliza
configurações de língua inglesa e, portanto, aceita pontos ‘.’ ao invés de
vírgulas ‘,’ para decimais. Assegure-se de utilizar pontos e não vírgulas.
- Assegure-se que todas as linhas
estão preenchidas com (se nomes forem dados, então todas as células devem ser
preenchidas naquela linha).
- Verifique se volumas e áreas
estão preenchidos corretamente (sem vírgulas e no máximo 2 decimais).
- Você pode copiar o formato em
um arquivo Excel diferente, fazer correções e então colar os valores no
arquivo original.
- Assegure-se que a área total da
fazenda e a área certificada UTZ estão preenchidas corretamente. Nenhum dos
valores individuais na área certificada UTZ deve ser maior que o correspondente
valor na mesma linha em área total da fazenda.
5.1.2 Como preencher os resultados de auditoria para Código de Conduta.
Note que a primeira seção do modelo é sobre o Código de Conduta Núcleo e que o checklist para o Módulo Avelã é adicionado abaixo no mesmo modelo Excel.
- Não modifique ou adicione
(nomes) linhas, colunas ou abas. Você não será capaz de enviar o arquivo Excel.
- Para todos os pontos de
controle, você DEVE indicar se o ponto de controle é “C” (Conforme), “NC” (não
conforme) ou “N/A” (Não aplicável) para o ano de certificação correspondente.
- Preencha todos os campos de
comentário mandatórios (campos de comentário para NCs, N/A e campos que não
estão em cinza).
- No caso de NC, indique a data
esperada para fechamento no formato ano/mês/dia. A data esperada para
fechamento não deve ser maior que 12 semanas após o último dia da auditoria.
- Quando o modelo é
enviado e preenchido corretamente, um resumo dos dados aparece na tela.
5.1.3 Como preencher os resultados de auditoria para Cadeia de Custódia.
- Não modifique ou adicione
(nomes) linhas, colunas ou abas. Você não será capaz de enviar o arquivo Excel.
- A coluna TL (Nível de
rastreabilidade) indica para qual TL o ponto de controle se aplica.
- Para todos os pontos de
controle, você DEVE indicar se o ponto de controle é “C” (Conforme), “NC” (não
conforme) ou “N/A” (Não aplicável) para o ano de certificação correspondente.
- Preencha todos os campos de
comentário.
- No caso de NC, indique a data
esperada para fechamento no formato ano/mês/dia.