Orientações para usuários MultiTrace de CB: Planejando a auditoria

Orientações para usuários MultiTrace de CB

Bem-vindo à e-página com orientações para usuários MultiTrace de Entidades Certificadoras.

Nessa e-página você encontrará orientações sobre como utilizar o MultiTrace, o novo sistema de rastreabilidade da Rainforest Alliance (UTZ Certified). Atualmente, o MultiTrace está sendo usado apenas para os programas de café e avelã por seus membros e entidades certificadoras.

As licenças para os programas café e avelã são requisitadas através do MultiTrace. Antes de fazer a requisição de licença, a auditoria deve ser agendada no MultiTrace. Assegure-se de obter as aprovações para as funções (auditor, certificador, escopo e commodities) antes de iniciar o processo de auditoria.

Instruções quanto as funcionalidades do MultiTrace são mostradas nas gravações de orientação. Utilize o sumário do lado direito para navegar ao longo do manual.

Você também pode imprimir e compartilhar essa página online com seus colegas ao clicar em “Imprimir livro” na seção Administração, do lado direito.

4. Preparação da auditoria

4.1. Planejando a auditoria

Você, como entidade certificadora, deve iniciar o agendamento da auditoria no MultiTrace. Veja as instruções no vídeo Planejando uma auditoria no Capítulo 1: Introdução – Início Rápido ou siga os passos abaixo:

Vá à aba “Contratar Membro”.
Busque pelo membro inserindo seu nome, ID de membro ou código de licença.
Clique em “Planejar uma auditoria”
Selecione o Certificador e Auditores para essa auditoria. Com base nas aprovações da EC e no escopo da auditoria, MultiTrace garante que apenas os certificadores aprovados são escolhidos. Se você não puder indicar um membro de seu pessoal aqui, assegure-se de que ele/ela detenha a correta aprovação para a função.
Se é uma auditoria para licenciamento de Código de Conduta, preencha a quantidade de membros do grupo. Se o membro enviou um arquivo de registro de membros do grupo, o número de membros do grupo será mostrado. Se esse número não é mostrado ou a EC tem uma informação diferente, isso deve ser preenchido.
Para a auditoria Cadeia de Custódia, indique o número de locais. Se o membro incluiu informação sobre os locais, o número de locais será mostrado. Se o número não for mostrado ou a EC tem uma informação diferente, isso deve ser preenchido.
O número total de locais é igual a localidade central mais todos os locais adicionais que um membro possa ter. SE um membro é apenas um membro individual, então o número de locais será 1.
Clique em “Adicionar Data de Auditoria” para selecionar os dias os quais a auditoria deve ser realizada e clique na caixa de seleção para inserir sua seleção. Aqui, uma múltipla seleção de datas pode ser incluída caso os dias de auditoria não sejam consecutivos.

Se as datas não estiverem dentro dos prazos recomendados a auditoria pode ser considerada inválida. Nesse caso, uma justificativa deve ser fornecida. Essa justificativa será avaliada pelo departamento de Normas & Asseguramento.

Também, se a duração da auditoria é menor que o número mínimo de dias requisitados no Protocolo de Certificação, a auditoria também pode ser considerada inválida. Favor fornecer uma justificativa nesse caso.

Note que se as auditorias forem consideradas inválidas, a licença pode não ser concedida.

Uma vez que você forneceu a data de auditoria, clique em “enviar”.

A auditoria proposta aparecerá no seu perfil na aba “Requisições de auditoria e licenças”. Clicando no ícone de calendário é possível reagendar a auditoria, se necessário.

Assegure-se que o membro confirme a data. Você não poderá requisitar uma licença no sistema se o membro não aceitar a data de auditoria proposta.