4. 監査の準備
4.1. 監査の計画を立てる
あなたは、第三者認証機関として、MultiTraceで監査日の計画を立て始めなければなりません。
「第1章：クイックスタート」の「監査の計画を立てる」説明動画、または次の手順をご参照ください。
· 「メンバーに連絡」タブに進みます。
· メンバーの名前またはメンバーIDを入力して検索し、監査の予定を立てます。
· 「監査を計画する」をクリック。
· 今回の監査での認証担当者と監査人を選びます。MultiTraceは、CBの承認ステイタスと認められた監査範囲に基づいて、本当に承認された認証担当者だけが選ばれていることを保証します。もしここでスタッフメンバーが選べない場合は、御社の該当スタッフに正しい役割の承認がされていることを確認してください。
· 農園管理基準ライセンスの監査の場合は、グループメンバーの数量を記入してください。もしメンバーがグループメンバー登録ファイルをアップロードしている場合は、グループメンバーの数が表示されます。もしこの数が表示されない、あるいはCBに他の情報がある場合は、これを記入しなければなりません。
· 加工・流通過程の管理に関する監査の場合は、拠点の数を記入します。もしメンバーが拠点に関する情報を既に入力している場合は、拠点の数が表示されます。もしこの数が表示されない、あるいはCBに他の情報がある場合は、これを記入しなければなりません。
· 拠点の数の合計は、中心拠点とメンバーが保持している可能性のある全ての追加拠点を足した数と同じです。もしメンバーが単独の個人メンバーの場合は、拠点の数は1になります。
· 「監査リスト日を追加」をクリックして、監査が行われるべき日を選択し、選んだ日を入力できるようチェックマークをクリックします。ここでは、監査日が連続しない場合に備えて複数の日付の幅を含むことができます。
もし日程が奨励されている時間枠内ではない場合は、監査が無効と見なされる場合があります。この場合は、理由を入力する必要があります。理由については基準＆保証部門によって評価されます。
また、もし監査の期間が認証プロトコルで求められている最低日数よりも短い場合も、監査が無効を見なされる場合があります。この場合は、理由を入力してください。
もし監査が無効と見なされた場合は、ライセンスが付与できなくなりますのでご注意ください。
· 監査日を入力したら「提出」をクリックします。
提案された監査は、御社のプロフィールの「監査とライセンス申請」のタブの下に表示されます。
必要な場合は、カレンダー・アイコンをクリックすると監査のスケジュールを調整することが可能です。
メンバーが必ず日程を確認するようにしてください。メンバーが提案された監査日を了承しないと、御社はライセンスを申請できません！